Często otrzymujemy e-maile od instytucji lub firm, gdzie w stopce widnieje informacja o zastanowieniu się nad wydrukowaniem tej wiadomości. Powoli rośnie w nas świadomość korzystania z e-usług, czy to w formie płacenia rachunków czy wystawiania faktur. W tym mniemaniu papier przechodzi powoli do lamusa i to z korzyścią dla środowiska.
Nie tylko środowisko jest tu jedynym argumentem w wyborze e-faktur jako sposobie na usprawnianie procesów biznesowych. Wysyłanie dokumentów drogą elektroniczną wiąże się również z oszczędnością czasu, jak i pieniędzy. Jednak przyzwyczajenie do papierowych rachunków jest u nas dość spore. Wiązać się to może z samym postrzeganiem papieru, jako towaru bezpiecznego, na którym jest wszystko czytelnie opisane i które można schować w bezpieczne miejsce. Problemem jest również nieumiejętność korzystania z internetu. Sam fakt nieotrzymania rachunku i brak możliwości posługiwania się fizycznie dokumentem zniechęca do korzystania z tego typu rozwiązań.
Na tej obawie swoje działania opierają marki czy agencje PR. Obecnie wysyłka dokumentów tradycyjną pocztą stanowi pole działań marketingowych. W dobrym tonie jest wysłanie spersonalizowanych listów do obecnych czy potencjalnych klientów. Jednak na tle biznesowej rzeczywistości wysyłanie drukowanych faktur swoim kontrahentom, podatnikom, przedsiębiorcom nie kalkuluje się już tak bardzo. Raport Komisji Europejskiej sprzed 2 lat dowiódł, że stosowanie e-fakturowania pozwoli firmom zaoszczędzić sporą ilość pieniędzy. Oszczędności mogą sięgnąć grubo kilkaset miliardów euro a ten kapitał można przenieść na inne działania z obszarów innowacyjności czy wspierania wzrostu gospodarczego.
Wszyscy szukają prostych rozwiązań, aby jeszcze bardziej usprawnić procesy zachodzące we własnym biznesie. Nie ważne czy jest to duża korporacja, czy mikro firma, obecnie prowadzenie działalności online jest nie tylko wygodne, ale przede wszystkim oszczędne. Ponadto nadmiar papierowych dokumentów to również zbędne obciążenie dla firmy, z którym warto się definitywnie rozstać. Stąd coraz popularniejsze stają się programy do tworzenia i wysyłki dokumentów drogą elektroniczną.
Z rozwiązań e-fakturowania wciąż chętniej korzystają jednak mniejsze firmy niż duże korporacje. Szczególnie upodobały sobie ten rodzaj usług biura rachunkowe lub małe firmy korzystające np. z programów do uproszczonej księgowości, które mogą być zintegrowane z programami do wystawiania faktur online. Prowadzenie firmy online naprawdę się opłaca. Księgowa lub dowolny użytkownik może wystawić fakturę w formie elektronicznej, na której widnieją te same dane, co na drukowanym dokumencie. Wygenerowanie e-faktury w takim programie jest bardzo proste, a dokument przesyłany jest do odbiorcy w formacie PDF na jego konto e-mail.
Korzystanie z technologii, która usprawnia generowanie i wysyłkę e-faktur ma czynnik ekologiczny. Przyczynia się do oszczędności papieru, wody oraz energii elektrycznej czy energii potrzebnej z kolei do transportu dokumentów. Korzyści jest stosunkowo więcej. Można m.in. zmniejszyć opóźnienia w płatnościach, jak i koszty drukowania i wysyłki. Przyszłość bez wątpienia związana jest z elektronicznymi usługami, nie tylko w formie handlowej ale i rozliczeniowej. Przesyłanie dokumentów papierowych powinno zostać zastąpione bardziej innowacyjnym i ekologicznym rozwiązaniem jakim jest e-fakturowanie. Z korzyścią dla środowiska i własnej kieszeni.