Podmioty zaklasyfikowane jako instytucje obowiązane przez ustawę o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu z dnia 1 marca 2018 r. (istotnie znowelizowaną ustawą z dnia 30 marca 2021 r.) muszą realizować szereg zadań w kontekście AML. Oprócz obowiązków dotyczących m. in. identyfikowania i oceniania ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu, wdrażaniem i stosowaniem środków bezpieczeństwa finansowego czy współdziałaniem z Generalnym Inspektorem Informacji Finansowej, zobligowane są także do podjęcia działań o charakterze organizacyjnym, których celem jest przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. Jednym z często pomijanych przez nie obowiązków organizacyjnych jest przeprowadzanie regularnych szkoleń dotyczących zagadnień związanych z AML, które muszą odbyć pracownicy / współpracownicy instytucji obowiązanej.
Podstawa prawna
Zgodnie z art. 52 Ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu instytucje obowiązane są zobligowane zapewnić osobom wykonującym obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy oraz przeciwdziałaniem finansowaniu terroryzmu, stosowne szkolenia AML dotyczących realizacji tych obowiązków. Dotyczy to wszystkich przedsiębiorców obowiązanych i to niezależnie od wielkości i obrotów, a przeszkolona musi zostać każda osoba, która bierze udział w realizacji obowiązków ustawowych, co oznacza, że konieczne może być przeszkolenie całego przedsiębiorstwa, bo w relację z klientami zaangażowane są osoby z szeroko rozumianej obsługi klienta, marketingu, czy usług administracyjnych. Obowiązek ten może dotyczyć również zleceniobiorców, osoby współpracujące z przedsiębiorcą na podstawie innych umów cywilnoprawnych, czy też na zasadach B2B.
Cel szkolenia
Szkolenie AML ma na celu przygotowanie pracowników i inne osoby realizujące obowiązki związane z przeciwdziałaniem praniu brudnych pieniędzy do właściwego wykonywania tychże obowiązków. Nie ma dotyczyć AML w ogólności, a powinno uwzględniać specyfikę firmy i w konsekwencji obejmować materię kluczową dla docelowej grupy pracowników, zapewniając im w tym zakresie aktualną wiedzę. Personel w trakcie takiego szkolenia powinien zostać poinstruowany, jak wykonywać ustawowe obowiązki, m.in. jak w praktyce rozpoznawać transakcje podejrzane. Wiedza o tym, jak postępować w razie wystąpienia sytuacji podejrzanych wprost przekłada się na jakość i efektywność działań pracowników przedsiębiorstwa. Należy pamiętać, że każda branża ma swoją specyfikę i procedury w przypadku galerii sztuki, pośrednika nieruchomości czy też biura rachunkowego mają inną treść.
Program szkolenia
Ustawa o AML nie reguluje w sposób szczegółowy, jak musi wyglądać plan szkolenia, chociaż zawiera pewne wytyczne co do tego, co powinien obejmować swoim zakresem. Szkolenie AML powinno przede wszystkim w sposób wyczerpujący dostarczać aktualną wiedzę i praktyczne wskazówki dotyczące wykonywania obowiązków wynikających z omawianej ustawy przez instytucje obowiązane. W związku z jej nowelizacją musi również uwzględniać zagadnienia związane z ochroną danych osobowych. Cel szkolenia, wprost wyrażony w akcie prawnym, jest możliwy do zrealizowania, gdy w jego programie znajdą się m. in.:
- objaśnienia podstawowych definicji związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
- określenie obowiązków pracowników instytucji obowiązanych w zakresie AML;
- instrukcje związane z procesem identyfikacji klienta przedsiębiorstwa;
- instruktaż dotyczący bieżących analiz transakcji;
- praktyczne wskazówki dotyczące formułowania oraz aktualizowania oceny ryzyka;
- szczegółowe wytyczne dotyczące raportowania;
- indywidualne, uwzględniające specyfikę branży wskazania dotyczące możliwych zdarzeń, które powinny wzbudzać czujność instytucji ze względu na przedmiot jej działalności;
- informacje dotyczące RODO w kontekście AML, m. in: przetwarzanie danych na cele AML, przechowywanie dokumentów dotyczących transakcji, stosowanie środków bezpieczeństwa zgodnie z RODO;
- omówienie grożących za nieprzestrzeganie ustawy sankcji karnych i administracyjnych.
Ustawa nie precyzuje formy takiego szkolenia – pozostawia to pewną swobodę, ponieważ może zostać ono przeprowadzone zdalnie.
Kwestia osoby je prowadzącej również nie została uregulowana, ale ze względu na to, że potencjalne problemy może spowodować samo przeprowadzenie szkolenia niespełniającego wymogów z ustawy o AML, można zaryzykować stwierdzenie, że powinien być to profesjonalista dysponujący specjalistyczną wiedzą w tym zakresie. Stopień trudności w praktycznym rozumieniu procedur AML jest wysoki, a ich objaśnienie i przekazanie wymaga indywidualnego podejścia do specyfiki działalności danej instytucji obowiązanej – więcej szczegółów o procedurze AML znaleźć można pod tym adresem: https://procedura-aml.pl/. Wiele kursów oferowanych w sieci nie spełnia tych kryteriów – cierpią na tym słuchacze, których wątpliwości dotyczące ich obowiązków nie są rozwiązane. Dobrze zaprojektowane i przeprowadzone szkolenie AML pomaga w zrozumieniu przez pracowników pewnej całości i odnalezieniu sensu w nałożonych na nich przez ustawę obowiązków.
Certyfikat szkolenia AML
Zazwyczaj szkolenie AML kończy się wydaniem odpowiedniego certyfikatu, choć z formalnego punktu widzenia nie jest to niezbędna praktyka – omawiana ustawa nie reguluje tego zagadnienia. Nakłada ona jedynie na instytucje obowiązane obowiązek cyklicznego przeprowadzania szkoleń z zakresu prania pieniędzy i finansowania terroryzmu wśród pracowników, dlatego wydany certyfikat wydaje się być idealną formą do łatwego potwierdzenia i wykazania spełnienia tej ustawowej przesłanki. Takie poświadczenie przekazanej wiedzy może być w razie kontroli cennym dowodem na nabyte przez personel instytucji obowiązanej kompetencje w zakresie AML.
Sankcje za uchybienie obowiązków wynikających z ustawy AML
Generalny Inspektor Informacji Finansowej i Narodowy Bank Polski prowadzą regularne kontrole w instytucjach obowiązanych celem weryfikacji, czy dochodzi w nich do naruszeń przepisów ustawy AML. Ustawodawca przewiduje bardzo szeroki wachlarz dotkliwych kar i sankcji w tym zakresie. Analiza kar nałożonych na te podmioty w zeszłym roku zdecydowanie wskazuje na tendencję wzrostu ich liczby – organy nadzoru coraz skuteczniej egzekwują omawiane przepisy. Brak adekwatnych szkoleń dla pracowników z zakresu AML powtarza się jako częste uchybienie skutkujące nałożeniem na instytucję obowiązaną kary. Trzeba zaznaczyć, że może ona zostać nałożona także na konkretne osoby fizyczne: członków zarządu instytucji obowiązanej oraz kadrę kierowniczą wyższego szczebla, jeśli zostali oni wskazani jako osoby odpowiedzialne za wykonanie obowiązków ustawowych, pracowników zajmujących kierownicze stanowiska, którzy są odpowiedzialni za zapewnienie zgodności działalności instytucji obowiązanej oraz jej pracowników z przepisami AML, a także na mikroprzedsiębiorcę, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą i nie wykonuje obowiązków wynikających z ustawy AML. Naruszającym przepisy ustawy podmiotom grożą kary administracyjne, sankcje pieniężne oraz karne. Wśród kar administracyjnych wyróżniamy:
- nakaz zaprzestania podejmowania przez instytucję obowiązaną określonych czynności związanych z AML;
- publikacja informacji o instytucji obowiązanej oraz zakresie naruszenia przepisów w BIP;
- cofnięcie zezwolenia lub koncesji na prowadzoną działalność, o ile wymaga ona takowej;
- zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym przez osobę odpowiedzialną za naruszenie dokonane w ramach instytucji obowiązanej, przez okres nie dłuższy niż rok;
- kara pieniężną.
Sankcje karne regulowane są przez dwie ustawy: AML, która przewiduje karę grzywny i/ lub pozbawienie wolności od 3 miesięcy do 5 lat oraz kodeks karny – wynikająca z niego odpowiedzialność karna może mieć formę pozbawienia wolności od 6 miesięcy do aż 12 lat.
Nawet najlżejsza z kar administracyjnych – publikacja informacji o naruszeniu przepisów, może obniżyć wiarygodność danej firmy w oczach uczestników rynku. Dlatego niezwykle istotne jest, aby instytucje obowiązane dbały, aby ich procedury AML były solidne i regularnie aktualizowane, a obowiązki nakładane na nie przez ustawę – w tym obowiązek szkolenia AML – wypełniane sumienne i ze świadomością celu tej regulacji prawnej.