Wprowadzenie nowych przepisów w zakresie pracy zdalnej i hybrydowej powoduje konieczność wdrożenia w firmie odpowiednich rozwiązań, zapewniających płynność wykonywania obowiązków przez pracowników oraz bezpieczeństwo firmowej dokumentacji. Jak wdrożyć pracę zdalną w przedsiębiorstwie? Jakich narzędzi używać, aby praca poza biurem była bezpieczna?
Praca zdalna – zmiana w przepisach
Z dniem 7 kwietnia tego roku weszły w życie nowe przepisy Kodeksu pracy, których celem było uregulowanie pracy zdalnej i hybrydowej.
Jednym z ważniejszych postulatów nowej ustawy jest ten, który umożliwia pracownikowi wykonywanie swoich obowiązków w formie zdalnej całkowicie lub częściowo, przy każdorazowym uzgodnieniu miejsca pracy z pracodawcą.
Pracownicy zyskali również prawo do wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej przez 24 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od wymiaru czasu pracy oraz rodzaju umowy.
Ponadto, pracodawca ma obowiązek wyposażyć pracownika w niezbędny sprzęt oraz narzędzia, a do tego zrekompensować m.in. koszty zużycia energii elektrycznej oraz internetu.
Wprowadzone zmiany w Kodeksie pracy spowodowały również konieczność wprowadzenia odpowiedniej dokumentacji pracowniczej w przedsiębiorstwie.
Praca zdalna – jak ją wdrożyć w firmie?
Po ustaleniu z pracownikami miejsc wykonywania pracy zdalnej, wyposażeniu ich w niezbędny sprzęt, kolejnym krokiem, który należy podjąć jest zapewnienie bezpiecznego i szyfrowanego połączenia, które umożliwi pracownikom dostęp do firmowych zasobów z miejsca, w którym będą wykonywać swoje obowiązki.
W tym celu tworzy się VPN – Virtual Private Network. Usługa ta może być realizowana za pomocą sprzętu, narzędzi lub wirtualnych serwerów. Dzięki usłudze VPN pracownicy będą mogli nawiązywać bezpieczne połączenia online z siecią komputerową w firmie. Pozwoli im to na bieżący dostęp do ważnych plików, umów, czy innych dokumentów, których na co dzień nie przechowują na swoich komputerach.
Przy wdrażaniu pracy zdalnej do firmy warto również określić zasady komunikacji oraz oczekiwania względem pracowników, którzy mają wykonywać swoje obowiązki zdalnie. W tym celu można utworzyć regulamin pracy zdalnej, który określi wszystkie jej aspekty.
Aby zachować płynność wykonywania obowiązków przez pracowników zdalnych, niezbędne będzie zainstalowanie na ich komputerach lub telefonach aplikacji, które wspierają pracę poza biurem. O jakich aplikacjach mowa?
Aplikacje wspierające pracę zdalną
Podstawowymi narzędziami wspierającymi pracę zdalną są wirtualne dyski, takie jak Google Dysk, Dropbox, OneDrive czy iCloud+. Wprowadzenie tych rozwiązań umożliwi szybką wymianę plików i dokumentów między zespołem pracowników, przy zachowaniu podstawowych zasad bezpieczeństwa. Do zarządzania dokumentami w firmie przydatne będzie oprogramowanie DMS, które umożliwia przechowywanie dokumentacji, kategoryzowanie, wyszukiwanie, a także udostępnianie plików poza organizację.
W planowaniu środowiska pracy zdalnej konieczne będzie uwzględnienie możliwości wspólnej komunikacji. W tym celu przydadzą się nie tylko skrzynki mailowe, ale również komunikatory, które umożliwiają nie tylko pisanie online, ale również tworzenie wideokonferencji i nadzorowanie kalendarzy pracowników.
Najpopularniejszymi rozwiązaniami są Microsoft Teams, Slack, Skype for Business. Większość tych aplikacji umożliwia integrację z innymi aplikacjami, które ułatwiają planowanie pracy, np.: Microsoft Teams współpracuje z Jira lub Trello.
Warto również zainwestować w systemy wspomagające zarządzanie projektem, takie jak wyżej wspomniana Jira, Asana albo Trello. Te narzędzia pozwolą śledzić zadania, przypisywać je do konkretnych osób, zachowywać wszystkie niezbędne informacje w jednym miejscu oraz oczywiście skutecznie zarządzać projektem od A do Z.
Dobrym pomysłem jest także zainstalowanie na komputerach pracowników oprogramowania pozwalającego na naprawę zdalną sprzętu lub systemu przez informatyków. Przydatnymi rozwiązaniami są TeamViewer, Splashtop lub pulpit zdalny Chrome.
Elektroniczny obieg dokumentów w przypadku pracy zdalnej – jak się przygotować?
Efektem postępującej popularności pracy zdalnej i nowych przepisów, jest konieczność wprowadzenia elektronicznej dokumentacji oraz zachowanie wysokiego poziomu bezpieczeństwa w udostępnianiu wszelkich dokumentów firmowych.
Na szczęście wiele rodzajów dokumentów firmowych może podlegać cyfrowemu zarządzaniu, co znacznie poprawia przepływ dokumentacji, a także wykonywanie obowiązków. Dodatkowo EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) minimalizuje ryzyko utraty ważnych danych w wyniku transportu dokumentacji do firmy, zagubienia, czy kradzieży.
Proces wdrożenia EZD w pracy zdalnej wymaga zastosowania odpowiednich narzędzi, które umożliwią wykonywanie pracy każdemu pracownikowi, niezależnie od jego stanowiska.
Zwłaszcza, że potrzeby pracowników będą się znacznie różnić od siebie, np.: dział kadr musi mieć dostęp do ewidencji czasu pracy pracowników i urlopów, przedstawiciele handlowi potrzebują narzędzi, które umożliwią im podpisywanie umów z klientami w formie zdalnej, a zespół marketingu musi mieć dostęp do zgód RODO, które będzie wysyłał influencerom celem podpisania.
Bezpieczeństwo dokumentów w pracy zdalnej
Bezpieczeństwo danych oraz informacji w firmowej dokumentacji jest niezwykle ważne. W jaki sposób zadbać o bezpieczeństwo dokumentów w pracy zdalnej? Istnieje kilka narzędzi, które ułatwiają cyfrowy obieg dokumentów w pracy zdalnej:
System V-Desk to nie tylko efektywne prowadzenie procesów elektronicznego obiegu dokumentów w firmie. To oprogramowanie ułatwia przeprowadzanie procesów kadrowych w przedsiębiorstwie. W V-Desk pracownicy mogą zgłaszać pracę zdalną, urlopy, a także dodawać i rozliczać delegacje. Kadry mają dostęp do ewidencji obecności pracowników oraz mogą prowadzić e-Teczkę pracownika.
System V-Room umożliwia utworzenie wirtualnej przestrzeni udostępniania oraz współpracy nad dokumentami. Dzięki niemu można podpisać dokument elektronicznym podpisem, a także zagwarantować bezpieczeństwo i kontrolowany dostęp do dokumentów podmiotom zewnętrznym.
Oprogramowanie OCR – pozwala na odczytanie i rozpoznanie tekstu z dokumentu oraz przekształcenie go w formę elektroniczną. Dzięki temu pracownik nie musi ręcznie przepisywać dokumentów, co znacznie wpływa na oszczędność czasu pracy i podnosi jej wydajność.
Producentem tych rozwiązań jest polska firma Primesoft, która od 20 lat wspiera transformację cyfrową i digitalizację procesów biznesowych przedsiębiorstw. Szczegółowe informacje na temat rozwiązań oraz realizacji znajdują się na stronie primesoft.pl.